Hur planerar man semester rätt som chef? Vad säger lagen, vad är god praxis och vilka fallgropar ska du undvika? Här får du en praktisk genomgång av allt du behöver tänka på som chef eller arbetsgivare när det gäller semesterhantering.

💡 Vad säger semesterlagen?

Enligt semesterlagen har alla anställda rätt till 25 semesterdagar per år. Det gäller oavsett om man jobbar heltid eller deltid. Semesteråret börjar 1 april och slutar 31 mars året därpå. 

Det finns två viktiga begrepp:

• Intjänandeår: perioden då semesterdagar tjänas in
• Semesterår: perioden då semestern tas ut

⚠️ Observera att kollektivavtal eller anställningsavtal kan ge fler dagar eller andra villkor.

👩‍⚖️ Chefens ansvar vid semesterplanering

Som chef ansvarar du för att:

• Säkerställa att varje anställd får minst fyra veckors sammanhängande ledighet under sommaren (juni - augusti)
• Planera semestern i samråd med medarbetaren
• Säkerställa att verksamheten fungerar under semestertider
• Dokumentera semesterbeslut skriftligt

Du har rätt att flytta eller neka semester om det finns saklig grund, t ex personalbrist, men detta bör ske i god tid och vara tydligt motiverat.

💬 Vanliga frågor och scenarier

👉 När ska jag senast förlägga semestern och meddela anställda?
Det finns ingen exakt lagstadgad tidsgräns för när semestern måste vara planerad och meddelad, men om arbetsgivaren bestämmer semesterperioden säger lagen att detta ska meddelas minst två månader i förväg.

Därför är en god semesterplaneringsrutin att ha att personalen får ansöka om sommarens semester senast 31 mars. Om semester börjar förläggas från t ex 15 juni och framåt ska detta ha hunnit förläggas och meddelas senast 15 april enligt semesterlagen.

👉 Hur många semesterdagar ska tas ut och hur många får sparas?
Medarbetare som har mer än 20 betalda semesterdagar (4 veckor) vi semesterårets start ska ta ut dessa under semesteråret. Det är ditt ansvar som chef att förlägga semestern. Semesterdagar utöver dessa 20 kan sparas till nästkommande år om medarbetaren vill.

👉 Måste man ta ut obetalda semesterdagar?
Nej, obetalda semesterdagar behöver inte tas ut. Det är frivilligt för medarbetaren.

👉 Har nyanställda rätt till semester?
Anställda som börjar under perioden 1 april och 31 augusti har rätt till 25 semesterdagar. Om dessa är betalda eller inte beror på hur intjänandet ser ut. De kan inte tvingas att ta ut obetalda semesterdagar.
Anställda som börjar under perioden 1 september - 31 mars har rätt till 5 semesterdagar.

Vid kortare anställning än tre månader betalas semesterersättning ut månadsvis istället och betald semester tjänas inte in för att tas ut.

👉 Vad händer om någon blir sjuk under semestern?
De dagarna ska inte räknas som semester, utan blir sjukfrånvaro.

👉 Kan man tvinga någon att ta ut semester?
Ja, under vissa förutsättningar. Om ni t ex har arbetsbrist eller stängda verksamheter kan detta göras med god framförhållning.

Tips för effektiv semesterhantering

✅ Använd en digital semesterplanerare - vi har digitala verktyg på PayRule - support@payrule.se 
✅ Begär in semesterönskemål i god tid (t ex 31 mars)
✅ Kommunicera beslut skriftligt - mejl räcker
✅ Håll koll på outtagna semesterdagar i lönesystemet - våra lönekonsulter finns här

Sammanfattning

Att hantera semester korrekt handlar om att balansera verksamhetens behov med individens rättigheter. Genom att vara tydlig, följa lagen och dokumentera rätt kommer du långt. 

Har du frågor om vad som gäller i just ditt företag?
Kontakta er lönekonsult på support@payrule.se